Het is weer zo ver...
De afronding van het 3e kwartaal komt er aan. Onderstaand vind u een aantal tips voor de aanlevering van de administratie zodat de verwerking zo soepel mogelijk verloopt. Wanneer alles overzichtelijk en duidelijk wordt aangeleverd kan dat veel tijd en geld besparen voor u en is het prettiger werken voor ons.
De volgende documenten/gegevens hebben wij nodig om uw administratie zo
compleet mogelijk te maken en verwerken:
Bankafschriften
Verkoopfacturen
Inkoopfacturen
Kas (boek) /uitgaven
Belastingdocumenten
Een paar belangrijke punten waar u op kunt letten:
Bank
- Afschriften frequentie niet per week of per dag;
- Alle pin bonnen achter de bankafschriften plaatsen;
- Let er op dat alle volgnummers aanwezig zijn (en
eventueel op volgorde leggen).
Verkoopfacturen
- Zorg er voor dat alle verkoopfacturen op volgorde
liggen; (het is hierbij belangrijk dat er een herkenbaar volgnummer op de
factuur is vermeld)
- Indien er facturen ontbreken, maak hier een notitie
van samen met de reden waarom; (onbetaalde facturen in een bepaald tijdvak
dienen toch te worden meegerekend in de btw aangifte)
- Zorg er ook voor dat de debiteur gegevens goed
genoteerd zijn. (denk hierbij aan het BTW nummer van de afnemer. Zeker wanneer
het een levering binnen de EU, aan een EU ondernemer betreft)
Inkoopfacturen
- Deze kunt u het beste op datum leggen, de oudste
factuur onderop en nieuwste bovenop; (onbetaalde facturen in een bepaald
tijdvak dienen toch te worden meegerekend in de btw aangifte)
- Kenmerkend voor een inkoop factuur is dat er sprake
is van een betalingstermijn. Wanneer inkoopfacturen uiteindelijk toch contant
zijn voldaan dienen deze toch als inkoopfactuur te worden aangemerkt.
Kas
- Alle kasbonnen op datum leggen en per maand
koppelen; het prettigst is dat de kasbonnen overzichtelijk op een A4 zijn geniet.
- Zorg ervoor dat het kasboek correspondeert met de
achterliggende stukken en dat de saldo’s zijn gecontroleerd. Geef bij de omzet
indien van toepassing, het BTW tarief aan (hoog of laag)
Belastingdienst documenten
- Loonheffingen (indien van toepassing);
- Omzetbelasting (indien van toepassing);
- Motorrijtuigenbelasting (indien van toepassing).
Nog een paar tips:
- Het is raadzaam wanneer u een auto op de zaak hebt
om een benzine- en parkeerpas aan te vragen om de kosten overzichtelijk te
houden. Bovendien is het een vereiste van de belastingdienst om deze kosten af
te mogen trekken.
- Bij automatische incasso van diverse contracten (telefonie, leveranciers
nutsbedrijven ed.) ontvangen wij graag de contracten opdat wij direct kunnen
zien of dit zakelijke kosten betreft.